Legal documentation

AGB/GTC

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der Smart Sampler Solutions GmbH

1. Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Geschäftsbeziehungen zwischen der Smart Sampler Solutions GmbH, Sandstr. 11, 92224 Amberg, Deutschland (nachfolgend „Anbieter“ oder „wir“) und ihren Geschäftskunden (nachfolgend „Kunde“).

(2) Wir beliefern ausschließlich Unternehmer, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Verkauf an Verbraucher im Sinne des § 13 BGB erfolgt nicht.

(3) Diese AGB gelten insbesondere für die Lieferung von Geräten und Zubehör sowie, soweit vereinbart, für Software, Firmware, Fernzugriff, Telemetrie, Datenspeicherung, Visualisierung und sonstige digitale Dienste, einschließlich unseres Kundenportals unter https://portal.smartsamplersolutions.com/ .

(4) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn wir ihrer Geltung ausdrücklich zugestimmt haben. Individuelle Vereinbarungen und unsere Auftragsbestätigung gehen diesen AGB vor.

2. Angebot und Vertragsabschluss

(1) Unsere Angebote sind freibleibend, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet werden.

(2) Eine Bestellung des Kunden gilt als verbindliches Angebot zum Vertragsabschluss. Der Vertrag kommt durch unsere schriftliche oder elektronische Auftragsbestätigung, durch Bereitstellung der vereinbarten digitalen Leistung oder durch Lieferung der Ware zustande.

(3) Technische Änderungen und Weiterentwicklungen bleiben zulässig, soweit dadurch die vereinbarte Funktionalität und Verwendbarkeit nicht wesentlich beeinträchtigt werden.

(4) Technische Angaben, Abbildungen, Zeichnungen und Produktbeschreibungen dienen der Beschreibung des Produkts. Sie stellen nur dann eine Beschaffenheitsgarantie dar, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.

3. Preise und Zahlungsbedingungen

(1) Unsere Preise verstehen sich in Euro netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer sowie gegebenenfalls anfallender Versand-, Verpackungs-, Zoll- oder sonstiger Nebenkosten, sofern nicht anders vereinbart.

(2) Für digitale Dienste, Datenservices oder sonstige wiederkehrende Leistungen gelten die im jeweiligen Angebot oder in der Auftragsbestätigung vereinbarten Preise und Abrechnungszeiträume.

(3) Die Zahlung kann, soweit angeboten, per Banküberweisung, PayPal, Kreditkarte oder auf Rechnung erfolgen.

(4) Bei Erstbestellungen, Sonderanfertigungen oder höheren Auftragsvolumina können wir eine vollständige oder teilweise Vorauszahlung verlangen.

(5) Rechnungen sind, sofern nicht anders vereinbart, innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug fällig.

(6) Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugsregelungen.

4. Lieferung und Versand

(1) Lieferungen sind grundsätzlich weltweit möglich, soweit keine gesetzlichen, zollrechtlichen oder sonstigen Beschränkungen entgegenstehen.

(2) Angegebene Lieferzeiten sind, sofern nicht ausdrücklich als verbindlich vereinbart, voraussichtliche Lieferzeiten. Lieferverzögerungen können insbesondere aufgrund von Lieferengpässen bei Komponenten, Transportproblemen oder sonstigen von uns nicht zu vertretenden Umständen auftreten.

(3) Versandkosten werden individuell berechnet und dem Kunden vor Vertragsschluss mitgeteilt oder in der Auftragsbestätigung ausgewiesen.

(4) Teillieferungen sind zulässig, soweit sie dem Kunden zumutbar sind.

(5) Bei Versendung der Ware geht die Gefahr des zufälligen Untergangs oder der zufälligen Verschlechterung mit Übergabe der Ware an den Spediteur, Frachtführer oder sonst zur Ausführung der Versendung bestimmten Dritten auf den Kunden über, soweit gesetzlich zulässig.

5. Mängelrechte, Prüfung und Garantie

(1) Der Kunde hat gelieferte Ware nach Erhalt im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften zu prüfen. Soweit § 377 HGB anwendbar ist, sind erkennbare Mängel unverzüglich nach der Untersuchung und später erkennbare Mängel unverzüglich nach ihrer Entdeckung anzuzeigen.

(2) Mängelanzeigen sollen eine möglichst genaue Beschreibung des Mangels sowie, soweit zweckmäßig, Seriennummern, Messdaten, Fotos oder sonstige zur Fehleranalyse geeignete Informationen enthalten.

(3) Zusätzlich zu den gesetzlichen Mängelrechten gewähren wir, soweit im Angebot, in der Auftragsbestätigung oder in den Produktunterlagen nichts Abweichendes angegeben ist, eine freiwillige Garantie von 12 Monaten auf unsere Geräte.

(4) Die freiwillige Garantie setzt eine bestimmungsgemäße Verwendung des Produkts entsprechend den technischen Spezifikationen und Bedienhinweisen voraus. Sie kann insbesondere entfallen, wenn ein Gerät unbefugt geöffnet oder verändert wurde, Sicherheitssiegel beschädigt wurden oder Schäden durch unsachgemäße Verwendung, nicht zulässiges Eintauchen in Flüssigkeiten, Überspannung, mechanische Beschädigung oder sonstige äußere Einwirkungen entstanden sind.

(5) Gesetzliche Ansprüche, die unabhängig von einer freiwilligen Garantie bestehen, bleiben von der Garantie unberührt.

(6) Geräte dürfen nur nach vorheriger Abstimmung mit uns zur Prüfung, Reparatur oder Rückgabe eingesendet werden.

6. Haftung

(1) Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, soweit diese auf einer schuldhaften Pflichtverletzung beruhen.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist unsere Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(3) Im Übrigen ist die Haftung für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

(4) Wir haften nicht für Schäden, die durch unsachgemäße Installation oder Verwendung, Nichtbeachtung technischer Spezifikationen, eigenmächtige Veränderungen des Produkts oder ungeeignete Betriebsbedingungen verursacht wurden, soweit der Schaden hierauf beruht.

(5) Zwingende gesetzliche Haftung, insbesondere nach dem Produkthaftungsgesetz, bleibt unberührt.

7. Eigentumsvorbehalt

(1) Gelieferte Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung aller Forderungen aus dem jeweiligen Vertragsverhältnis unser Eigentum.

(2) Vor vollständiger Zahlung darf der Kunde die Vorbehaltsware nicht verpfänden oder zur Sicherheit übereignen.

(3) Zugriffe Dritter auf unter Eigentumsvorbehalt stehende Ware sind uns unverzüglich mitzuteilen.

8. Schutzrechte und geistiges Eigentum

(1) Sämtliche Rechte an von uns entwickelten Produkten, technischen Lösungen, Konstruktionen, Zeichnungen, Software, Firmware, Dokumentationen und sonstigen geschützten Inhalten verbleiben bei Smart Sampler Solutions GmbH oder den jeweiligen Rechteinhabern.

(2) Der Erwerb eines Produkts führt nicht zur Übertragung von Urheberrechten, gewerblichen Schutzrechten oder sonstigen geistigen Eigentumsrechten.

(3) Soweit Software oder Firmware Bestandteil eines Produkts oder Dienstes ist, erhält der Kunde ein einfaches, nicht ausschließliches und nicht übertragbares Nutzungsrecht, soweit dies zur bestimmungsgemäßen Nutzung des Produkts oder Dienstes erforderlich ist.

(4) Vervielfältigung, Bearbeitung, Weitergabe, Reverse Engineering oder sonstige Nutzung über den vereinbarten Zweck hinaus ist nur zulässig, soweit wir dies gestattet haben oder zwingende gesetzliche Vorschriften dies erlauben.

9. Digitale Dienste und Kundenportal

(1) Soweit vertraglich vereinbart, stellen wir dem Kunden digitale Dienste zur Verfügung. Hierzu können insbesondere Fernzugriff auf Geräte, Telemetrie, Datenübertragung, Datenspeicherung, Visualisierung, Gerätekonfiguration, Benachrichtigungen und das Smart Sampler Solutions Kundenportal gehören.

(2) Art und Umfang der digitalen Leistungen richten sich nach dem jeweiligen Angebot, der Auftragsbestätigung, Produktbeschreibung oder sonstigen individuellen Vereinbarung.

(3) Für die Nutzung bestimmter Funktionen können Benutzerkonten und Zugangsdaten erforderlich sein. Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nur autorisierten Personen Zugriff auf sein Benutzerkonto zu gewähren.

(4) Der Kunde hat uns unverzüglich zu informieren, wenn er Kenntnis von einem Verlust, einer unbefugten Offenlegung oder einer missbräuchlichen Nutzung seiner Zugangsdaten erhält.

(5) Digitale Dienste können von Internetverbindungen, Mobilfunknetzen, Cloud-Infrastruktur, Diensten Dritter und anderen technischen Systemen abhängig sein. Eine jederzeit unterbrechungsfreie oder fehlerfreie Verfügbarkeit wird nicht geschuldet, sofern keine gesonderte Verfügbarkeitsvereinbarung oder Service-Level-Vereinbarung getroffen wurde.

(6) Vorübergehende Einschränkungen können insbesondere aufgrund von Wartungsarbeiten, Sicherheitsmaßnahmen, Software-Updates, Störungen von Telekommunikationsnetzen oder Ausfällen von Drittanbietern auftreten.

(7) Der Kunde ist für die sichere und sachgerechte Verwendung von Fernsteuerungs- und Konfigurationsfunktionen verantwortlich. Vor der Ausführung von Fernbefehlen hat der Kunde sicherzustellen, dass der jeweilige Anlagen- und Betriebszustand eine entsprechende Aktion zulässt, soweit dies für die konkrete Anwendung erforderlich ist.

(8) Mess-, Status- und Gerätedaten können abhängig vom jeweiligen Produkt über digitale Dienste gespeichert und verarbeitet werden. Soweit keine besondere Vereinbarung über Archivierung oder Aufbewahrungszeiten besteht, ist der Kunde für die zusätzliche Sicherung solcher Daten verantwortlich, deren dauerhafte Verfügbarkeit für seine eigenen gesetzlichen, regulatorischen oder betrieblichen Zwecke erforderlich ist.

(9) Der Kunde darf digitale Dienste nicht missbräuchlich verwenden, insbesondere nicht zur Beeinträchtigung der Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit unserer Systeme oder Systeme Dritter.

10. Datenschutz

(1) Personenbezogene Daten können insbesondere zur Vertragsdurchführung, Bereitstellung unserer Produkte und digitalen Dienste, Verwaltung von Benutzerkonten, Kundenkommunikation, Systemsicherheit sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen verarbeitet werden.

(2) Im Zusammenhang mit digitalen Diensten können insbesondere Benutzer- und Kontaktdaten, Login- und Nutzungsdaten, IP-Adressen, Gerätekennungen, Seriennummern, Status- und Diagnosedaten sowie – abhängig von der jeweiligen Anwendung – Standortinformationen verarbeitet werden.

(3) Einzelheiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten, zu eingesetzten Dienstleistern und zu den Rechten betroffener Personen ergeben sich aus unserer Datenschutzerklärung .

(4) Soweit der Kunde personenbezogene Daten Dritter über unsere Produkte oder digitalen Dienste verarbeiten lässt, ist der Kunde dafür verantwortlich, dass er hierzu über eine geeignete Rechtsgrundlage verfügt und seine datenschutzrechtlichen Verpflichtungen erfüllt, soweit er für die betreffende Verarbeitung verantwortlich ist.

11. Einhaltung von Vorschriften

(1) Soweit für das jeweilige Produkt anwendbar, werden die einschlägigen gesetzlichen Produkt- und Umweltanforderungen berücksichtigt.

(2) Der Kunde ist für die Einhaltung der in seinem Land oder für seine konkrete Anwendung geltenden Import-, Export-, Betriebs-, Sicherheits- und sonstigen gesetzlichen Anforderungen verantwortlich.

(3) Der Kunde ist insbesondere dafür verantwortlich zu prüfen, ob für den vorgesehenen Einsatz zusätzliche Genehmigungen, Kalibrierungen, Prüfungen oder regulatorische Anforderungen bestehen.

12. Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Soweit gesetzlich zulässig, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis unser Geschäftssitz in Amberg.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

(4) Änderungen und Ergänzungen individueller Vertragsvereinbarungen bedürfen der zwischen den Parteien vereinbarten Form. Individuelle Vereinbarungen bleiben hiervon unberührt.

General Terms and Conditions (GTC) of Smart Sampler Solutions GmbH

1. Scope of Application

(1) These General Terms and Conditions apply to all business relationships between Smart Sampler Solutions GmbH, Sandstr. 11, 92224 Amberg, Germany (hereinafter the “Provider” or “we”) and its business customers (hereinafter the “Customer”).

(2) We supply exclusively entrepreneurs, legal entities under public law and special funds under public law. We do not sell to consumers within the meaning of Section 13 of the German Civil Code (BGB).

(3) These Terms apply in particular to the supply of devices and accessories and, where agreed, to software, firmware, remote access, telemetry, data storage, visualisation and other digital services, including our customer portal at https://portal.smartsamplersolutions.com/ .

(4) Deviating, conflicting or supplementary terms and conditions of the Customer shall only become part of the contract if we have expressly agreed to their applicability. Individual agreements and our order confirmation shall take precedence over these Terms.

2. Offers and Contract Formation

(1) Our offers are non-binding unless expressly designated as binding.

(2) An order placed by the Customer constitutes a binding offer to enter into a contract. A contract is concluded upon our written or electronic order confirmation, provision of the agreed digital service, or shipment of the goods.

(3) Technical modifications and further developments remain permissible provided they do not materially impair the agreed functionality or usability.

(4) Technical information, illustrations, drawings and product descriptions serve to describe the product. They constitute a guarantee of specific characteristics only where expressly agreed.

3. Prices and Payment Terms

(1) All prices are quoted in euros excluding applicable statutory VAT and, where applicable, shipping, packaging, customs duties and other ancillary costs, unless otherwise agreed.

(2) Prices and billing periods for digital services, data services or other recurring services are governed by the applicable quotation or order confirmation.

(3) Where offered, payment may be made by bank transfer, PayPal, credit card or invoice.

(4) For first orders, custom products or larger order volumes, we may require full or partial advance payment.

(5) Unless otherwise agreed, invoices are payable without deduction within 14 days of the invoice date.

(6) In the event of delayed payment, the statutory provisions on default shall apply.

4. Delivery and Shipping

(1) Worldwide delivery is generally possible, subject to applicable legal, customs or other restrictions.

(2) Unless expressly agreed as binding, stated delivery times are estimates. Delays may occur due to component shortages, transportation problems or other circumstances outside our reasonable control.

(3) Shipping costs are calculated individually and communicated before conclusion of the contract or stated in the order confirmation.

(4) Partial deliveries are permitted provided they are reasonable for the Customer.

(5) Where goods are shipped, the risk of accidental loss or deterioration passes to the Customer upon handover to the carrier, freight forwarder or other third party responsible for shipment, to the extent permitted by law.

5. Defects, Inspection and Guarantee

(1) The Customer shall inspect delivered goods after receipt in accordance with applicable law. Where Section 377 of the German Commercial Code (HGB) applies, apparent defects must be reported without undue delay following inspection and subsequently discovered defects without undue delay following discovery.

(2) A defect notification should contain a reasonably detailed description of the defect and, where appropriate, serial numbers, measurement data, photographs or other information suitable for fault analysis.

(3) In addition to statutory rights relating to defects, and unless otherwise stated in the quotation, order confirmation or product documentation, we provide a voluntary 12-month guarantee for our devices.

(4) The voluntary guarantee requires use of the product in accordance with its intended purpose, technical specifications and operating instructions. In particular, the guarantee may not apply where a device has been opened or modified without authorisation, security seals have been damaged, or damage results from improper use, unauthorised immersion in liquids, overvoltage, mechanical damage or other external influences.

(5) Statutory rights existing independently of the voluntary guarantee remain unaffected.

(6) Devices may only be returned for inspection, repair or return following prior agreement with us.

6. Liability

(1) We shall have unlimited liability in cases of intent and gross negligence and for damage resulting from injury to life, body or health where caused by a culpable breach of duty.

(2) In the event of a slightly negligent breach of an essential contractual obligation, our liability shall be limited to the damage typical for the contract and reasonably foreseeable at the time the contract was concluded. Essential contractual obligations are obligations whose performance is necessary for the proper performance of the contract and on whose performance the Customer may normally rely.

(3) In all other respects, liability for damage caused by slight negligence is excluded to the extent permitted by law.

(4) We shall not be liable for damage caused by improper installation or use, failure to comply with technical specifications, unauthorised modification of the product or unsuitable operating conditions, to the extent that the damage results from such circumstances.

(5) Mandatory statutory liability, in particular liability under the German Product Liability Act, remains unaffected.

7. Retention of Title

(1) Delivered goods remain our property until all claims arising from the relevant contractual relationship have been paid in full.

(2) Prior to full payment, the Customer may not pledge goods subject to retention of title or transfer them as security.

(3) The Customer shall notify us without undue delay of any third-party access to goods subject to retention of title.

8. Intellectual Property Rights

(1) All rights to products, technical solutions, designs, drawings, software, firmware, documentation and other protected material developed by us remain with Smart Sampler Solutions GmbH or the respective rights holder.

(2) Purchase of a product does not transfer copyrights, industrial property rights or other intellectual property rights.

(3) Where software or firmware forms part of a product or service, the Customer is granted a simple, non-exclusive and non-transferable right of use to the extent required for the intended use of the relevant product or service.

(4) Reproduction, modification, distribution, reverse engineering or other use beyond the agreed purpose is permitted only where authorised by us or where mandatory law permits such use.

9. Digital Services and Customer Portal

(1) Where contractually agreed, we provide digital services to the Customer. These may include remote device access, telemetry, data transmission, data storage, visualisation, device configuration, notifications and the Smart Sampler Solutions customer portal.

(2) The type and scope of digital services are determined by the applicable quotation, order confirmation, product description or other individual agreement.

(3) User accounts and access credentials may be required to use certain functions. The Customer shall keep access credentials confidential and shall provide account access only to authorised persons.

(4) The Customer shall notify us without undue delay if it becomes aware of loss, unauthorised disclosure or misuse of access credentials.

(5) Digital services may depend on internet connectivity, mobile telecommunications networks, cloud infrastructure, third-party services and other technical systems. Continuous or error-free availability at all times is not guaranteed unless a separate availability commitment or service level agreement has been concluded.

(6) Temporary restrictions may occur in particular due to maintenance, security measures, software updates, telecommunications network failures or outages affecting third-party service providers.

(7) The Customer is responsible for safe and appropriate use of remote-control and configuration functionality. Before executing remote commands, the Customer shall ensure that the relevant equipment and operating conditions permit the intended action, where this is required for the relevant application.

(8) Depending on the relevant product, measurement, status and device data may be stored and processed through digital services. Unless a specific archiving or retention arrangement has been agreed, the Customer is responsible for maintaining additional copies of data whose permanent availability is required for the Customer’s own legal, regulatory or operational purposes.

(9) The Customer shall not misuse digital services, in particular in a manner that adversely affects the security, integrity or availability of our systems or third-party systems.

10. Data Protection

(1) Personal data may be processed in particular for contract performance, provision of our products and digital services, administration of user accounts, customer communication, system security and compliance with legal obligations.

(2) In connection with digital services, data processed may include user and contact data, login and usage information, IP addresses, device identifiers, serial numbers, status and diagnostic information and, depending on the particular application, location information.

(3) Further information concerning the processing of personal data, service providers involved and the rights of data subjects is available in our Privacy Policy .

(4) Where the Customer processes personal data relating to third parties using our products or digital services, the Customer is responsible for ensuring that it has an appropriate legal basis and complies with its applicable data-protection obligations to the extent that it acts as controller for the relevant processing.

11. Regulatory Compliance

(1) Where applicable to the respective product, relevant statutory product and environmental requirements are taken into account.

(2) The Customer is responsible for compliance with import, export, operating, safety and other legal requirements applicable in the Customer’s country or to the intended application.

(3) The Customer is responsible in particular for determining whether the intended application requires additional approvals, calibrations, testing or regulatory compliance.

12. Final Provisions

(1) These Terms and the contractual relationship shall be governed by the laws of the Federal Republic of Germany, excluding the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG).

(2) To the extent permitted by law, the exclusive place of jurisdiction for disputes arising out of or in connection with the contractual relationship shall be our registered office in Amberg, Germany.

(3) If any provision of these Terms is or becomes wholly or partially invalid, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected.

(4) Amendments and additions to individual contractual arrangements shall comply with the form agreed between the parties. Individual agreements remain unaffected.

Language

This English translation is provided for convenience. In the event of any inconsistency or discrepancy between the German and English versions, the German version shall prevail.